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探偵コラム

採用調査はどれくらいの期間をかけて調査するものなのか

自分の会社で求めている欲しい人材と候補者の実績や能力とマッチングしているか確認するために採用調査をすることがあります。候補者は採用してもらいたいという思いで自分を大きく見せようと嘘をついてしまう人もいます。ベテランの面接官も候補者の嘘を見破れない可能性もあります。嘘をつかれて採用しても後から使えない人材だと判断するのはお金も時間もかかわります。そうならないために期間を設けて採用調査を行います。

採用調査の平均期間

企業として求めている人材を確実に採用するためにも候補者との相性を確認するだけでなく、本当に優秀な人物かどうかを確認するためにも採用調査を導入する企業が増えています。せっかく採用調査をするなら時間をかけて候補者の人物像を見極めたいと思うかもしれません。しかしあまりにも調査に要する時間が長いと選考にも大きく影響が出てしまいます。他の候補者にも迷惑をかけてしまうので、一般的にどのくらいの期間でチェックが終了するか理解しておきましょう。

調査をする方法で期間が異なる

採用調査の方法によって期間も異なります。自社で調査するか、専門会社に依頼をするか、オンラインサービスを活用するかの3種類の方法で調査をします。どの調査方法がどのくらいの期間で調査が完了するか把握しておきましょう。それぞれの調査方法で期間が異なります。急いでいるかじっくりと期間をかけて調査するかによって結果が出るまでの時間が異なります。

1週間以内で終わらせる

採用調査の平均的な期間は他の候補者に迷惑をかけないためにも1週間以内に終わらせるように調整しなければいけません。自社で独自の方法で調査をする場合は、しっかり調査方法を採用担当者が理解している必要があります。理解していないまま調査をすすめてしまうと、途中でうまくいかなくなって時間がかかってしまいます。

調査会社に依頼をすると時間がかかる

基本的な調査であれば自社で済ませることもできますが、本格的に専門分野も調査してほしいときは細かくチェックしてくれる調査会社に依頼をするのが望ましいです。依頼をしてから本格的な調査をして報告書をまとめるので、どうしても自社で調査するより時間がかかってしまいます。調査内容によっても異なりますが、専門調査会社に依頼をすることで早くても3日、遅くても1週間以内で対応してもらったほうが望ましいです。

オンラインサービスを利用する

オンラインサービスで候補者の採用調査を提供している業者もあります。自社で採用調査をするノウハウは無いけれど調査会社に依頼をしている時間も予算も無いときに利用してほしいサービスです。オンラインで申し込みをすることができるので、会社の採用担当者のタイミングで依頼をすることができます。

申し込みもオンラインで完結させることができるので報告書を受け取るためにオフィスに出向く必要もありません。チェックツールを使って調査をするだけなので、所要期間は3日程度で終了させることができます。

採用調査で必要な書類

採用調査を行うときは様々な書類を準備しなければいけません。何か1つでも書類の不備があれば準備をするために期間が長引いてしまう可能性もあります。そうならないためにも何を準備すればいいか理解してください。

対象者からの同意書

採用調査は本人からの同意を得なえればいけません。従って理由をしっかり伝えて同意書にサインをしてもらうか、口頭で実施する旨を伝えてください。本人に許可なく採用調査を行わないようにしてください。必ず調査をしても良いということを理解してから同意書を記入してもらいます。その後に採用調査を行うことができます。焦らずに本人から許可を得て自社で調査するか専門業者に依頼をするか判断してください。

採用調査の注意点

採用調査は個人情報の内部に切り込んでいく性質上、様々なことに気を付けて対応しなければいけません。本人が調査をしていることを知らないまま進めてしまうと大変なことになってしまいます。

採用調査は様々な条件が揃って実施することができます。このことを十分に理解してください。しかし理解をしないまま調査をするとその過程で問題が生じてそれが法律違反に該当する可能性があるので注意しなければいけません。

一番やってはいけないことは本人の承諾を得ないまま調査をしてしまうことです。これが一番やってはいけません。採用調査の期間を短縮したいがために本人の同意を得ずに進めてしまうのは後からトラブルになってしまう可能性があります。

個人情報保護法との関係

採用調査は個人情報保護法と密接に関係しています。本人の知らないところで個人情報に接触する内容も調査に含まれてくることが問題です。個人情報保護法の中でも特に「要配慮個人情報」に接触する部分は注意しなければいけません。

要配慮個人情報とはその人の身体に関わることだけでなく、信仰している宗教や犯罪履歴、障害の有無など本人の許可を得ずにこれらの情報を知ることはできません。調査をすればこのような情報を入手することができるからこそ、個人情報保護法違反に接触する可能性が高い要配慮個人情報には十分に気をつけて対応してください。

違法になると裁判沙汰になる

候補者に対して無断で調査をすると違法行為に該当するだけでなく裁判で訴えられてしまう可能性もあります。採用しようかどうか検討している人物に訴えられるのは本末転倒です。採用して良いかどうかを知るために調査をするのに、裁判になれば会社にとって大きな損害を被ってしまいます。裁判沙汰にならないためにも絶対に違法となる行為をしないことと、個人情報保護法の内容を十分に理解して対応してください。

まとめ

候補者がどのような人物か、そして前職でどのような仕事をしていたかによって採用調査をする期間が変わってきます。対象となる人物の採用時の言動に不信感があれば調査をする期間も長くなります、どれだけ信用することができるかで調査内容も変わってきます。また会社としてどこまで詳しく採用調査をするかによっても期間が変わってきます。時間と予算を見極めて調査期間を決めてください。

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